A Jugar, Gracias a Dios es Viernes (14-XI-08)

Construyendo altas, bellas y sólidas estructuras

En la base: un buen plan y el talento para ejecutarlo

Lo más complicado de planificar, es planificar con eficacia. Es decir, estrategias viables, utilización racional de los recursos y lograr los resultados deseados en los plazos de tiempo y con la cantidad de recursos previstos.

El juego de este viernes facilita comprender el “delicado equilibrio” (nunca mejor empleado este concepto, ya verás por qué) entre los recursos, las estrategias, los objetivos y el talento necesarios para planificar.

Manos a la obra.

1. Materiales:

• Periódicos (diarios) viejos todos del mismo formato (tamaño de las páginas). Supón 10 o más periódicos para cada equipo que formes con los participantes; todos los equipos tienen que recibir la misma cantidad de papel.

• 1 (solo uno) pote de pegamento del tamaño más pequeño para cada equipo; aunque si se lo quieres es complicarle un poco «la vida» y divertirte tú: no les des nada de pegamento.

• 1 pizarra de tamaño suficiente para escribir el “marco teórico” (se explica en los dos siguientes epígrafes); no olvides un rotulador que escriba y un borrador para corregir errores o cambiar de lugar algunas palabras si fuera necesario.

• 1 premio para cada jugador del equipo ganador (uno para cada miembro del equipo); tiene que ser algo bello, atractivo, útil, que apetezca tenerlo, no tiene por qué ser de precio alto (costoso), pero tiene que crear motivación para ganarlo. Dependiendo de tu presupuesto y los hábitos de los participantes puedes elegir desde una botella de buen vino, un bolígrafo de esos que viene con linterna láser incluida, un mouse inalámbrico… se creativo, premia a cada miembro del equipo ganador con algo que los participantes tengan ganas de llevarse y utilizarlo. El premio tiene que generar «hambre por ganar».

2. Marco Teórico

Lo importante para planificar cualquier tipo de proceso es tener en claro estos factores:

• los recursos tangibles disponibles
  • materias primas, dinero, tiempo, espacios físicos, maquinaria y equipos necesarios, etc,

• los recursos intangibles
  • el conocimiento, el talento y la experiencia de la gente involucrada, el apoyo social que reciban, la integridad como equipo, su sinergia, la motivación para participar, el compromiso entre las personas de asumir objetivos compartidos por todos y conservar un razonable equilibrio entre sus intereses personales y «lo que le conviene» al grupo, etc.,

• El(los) propósito(s) y las estrategias para alcanzarlo(s)
  • tener en claro qué es lo que se pretende lograr con lo que se planifica, cuándo y durante cuánto tiempo tendrá que estar funcionando o sirviendo para los propósitos propuestos.

3. Dinámica

La primera parte de la actividad debe dedicarse para ponerse de acuerdo (crear consenso) entre todos los participantes —antes de dividirlos en equipos— sobre estos tres puntos. Quizás, alguien sugiera poner un orden de prioridades entre ellos, y dentro de cada uno de ellos. Pero lo básico es crear una base de acuerdo sobre lo enunciado y las posibles modificaciones que TODOS estén de acuerdo en estipular como «marco teórico» de la planificación.

Cuando utilices este “juego” con un grupo de gente experimentado en la gestión de procesos, el gobierno o la administración de empresas incita a que ellos mismos sugieran otros «factores» para incorporar a este básico “marco teórico”.

Es muy importante: tienes que ir escribiendo en una pizarra que quedará siempre a la vista de todos los participantes durante todo el resto del “juego”, los componentes del marco teórico; es decir, el marco teórico queda escrito, prolijamente, a la vista permanente de todos.

Luego separa a los participantes en equipos con cantidades de miembros lo más parejos posibles (2, 3, 4… personas en cada equipo procurando que todos los equipos tengan la misma cantidad de personas).

Dependiendo de la cantidad de periódicos que dispongas (ediciones viejas, naturalmente) divides proporcionalmente la cantidad a cada uno de los equipos. Junto con 1 pote muy pequeño de pegamento.

3.1 Consigna para los Equipos:

Comunica “la consigna” en voz alta, asegúrate que todos la entiendan con claridad. Responde todas las consultas en forma pública.

Tienen que construir una estructura (monumento o edificio) utilizando los materiales que tienen (papel de periódico y, si se los has dado, un pote de pegamento). La estructura tiene que cumplir con requisitos de buen diseño (que sea linda, bella), solidez y tamaño apropiado. Disponen un tiempo máximo de 20 minutos.

Por favor nota que utilizas expresiones como «buen diseño» y «tamaño apropiado»; y que esos son «requisitos» de lo que se ha de construir. Apela a que no se copien entre sí los diseños.

Será ganador el equipo que construya la estructura de mayor altura, la más bella, la más original y la más sólida.

Puedes convocar como «jurados» a terceras personas que no participen en el juego ni que hayan visto su desarrollo (ingresados al lugar sólo para determinar un ganador), o bien constituirte tu mismo como Juez (por favor compórtate de manera neutral y ecuánime), o bien nombrar un comité con varios participantes siguiendo un criterio que te garantice que serán neutrales, objetivos y equitativos.

Cada miembro del equipo ganador se llevará para si y su uso exclusivo este magnífico premio (ponlos bien visibles).

No su entregará más cantidad de material (ni papel, ni pegamento), ni se prolongará el tiempo de ejecución (20 minutos).

No pueden utilizar ningún elemento adicional a los recursos entregados (como ser cintas dúrex o desafil, hilos, broches sujetadores, alfileres, etc.); es decir. sólo se van a considerar las obras realizadas con los materiales entregados. Las obras deberán quedar en pié hasta finalizada la deliberación del jurado que determine cuál es la obra ganadora.

Seguramente te van a preguntar si pueden utilizar las sillas o las paredes como «puntos de apoyo»… bueno eso queda a tu criterio… yo lo permito porque podrían considerarse como recursos ad hoc que se logran «en el terreno», si levantas un edificio necesitas hacer un pozo o utilizar la superficie del suelo…

3.2 Ejemplo si quieres leer la consigna:

Cada equipo ha recibido una cantidad igual de recursos (papel de periódico/diarios y pegamento) para construir una estructura. El objetivo es planificar el diseño y ejecutar la construcción en un plazo máximo de 20 minutos.

Al cabo de ese tiempo (20 minutos) las obras se darán por finalizadas no pudiendo realizar tareas de ningún tipo, ni por ningún motivo en la obra realizada. Es decir, no se puede volver a tocar ni con las propias manos ni con ningún otro elemento a la obra.

Un jurado compuesto por … realizará una selección entre todas las obras para decidir cuál es la Ganadora.

Cada uno de los miembros del equipo ganador recibirá este magnífico premio; uno para cada uno de los miembros del equipo ganador. No habrá segundo puesto, ni premios mención. Sólo se determina, un único equipo ganador.

Para la construcción sólo se deben emplear los elementos entregados. No se pueden utilizar otros elementos que los participantes pudieran conseguir dentro o fuera de este recinto. Es decir, las obras solo pueden ser realizadas con el papel y el pegamento entregados. No se pueden utilizar, pegamentos adicionales, alfileres, ganchos, cintas de pegar, nada. Ningún otro recurso que no sean los entregados.

Al cabo de los 20 minutos dedicados a la planificación y la construcción de la obra, las estructuras que participan en el procesos de selección sólo serán aquellas que se mantengan en pié (por si solas) hasta finalizar todo el proceso de selección que realizará el Jurado y el acto de premiación. Luego de lo cual las obras serán desmontadas y el material empleado será prolijamente recogido por los participantes.

Las obras deben cumplir con los siguientes requisitos: «buen diseño» y «tamaño apropiado»; es decir, ganará la obra que resulte ser la más bella, la más alta, la más original y la más sólida.

Si han atendido bien, es fácil comprender que el diseño original es una categoría para clasificar como ganadora por lo que es importante no caer en la tentación de copiar soluciones o formas de los demás equipos.

¿Alguna pregunta? (respuestas)

Pues bien, conocida la consigna los equipos comienzan ahora la planificación y construcción de sus respectivas estructuras. Disponen de 20 minutos a partir de ahora. ¡Qué haya suerte, y talento para aprovecharla!

4. Tiempo cumplido

Será útil que leas en voz alta esta lista para inspirar el debate y análisis de los que acaba de suceder (de paso, utilizas este par de minutos extras para comprobar la solidez de las estructuras recién construidas):

• Qué ninguna reúna todos los requisitos para ser «ganadora» (más linda, más alta, más sólida, más original).

• Que no esté concluida en el tiempo acordado.

• Que los recursos hayan resultado insuficientes porque se hayan insumido “mucho recurso” en algunas partes de la construcción (papel, o pegamento, o tiempo) y no fue suficiente para cubrir algunas necesidades de la construcción.

• Que no satisfaga a uno o a varios de los miembros del equipo.

• Que un miembro del equipo tuvo que realizar todos los esfuerzos mientras que los otros delegaron en él, por comodidad o por desidia, la responsabilidad en quien se cargó al hombro toda la tarea o la realización de los procesos más importantes o delicados.

• Que alguno haya entorpecido la tarea porque (a) o fue demasiado exigente, o (b) fue demasiado laxo.

• Que alguna construcción ha copiado detalles del diseño o soluciones que se ha implantado otro competidor, pero que la copia mejora al original o que, también es posible, fracasen por haber copiado mal, o han descuidado detalles que consideraron insignificantes o redundantes en el modelo original.

• Que algunas obras se desmoronen rápidamente.

• Que «funcionen bien» durante un lapso de tiempo, pero que se terminen deformando o cayendo después.

Quizás, tú encuentres que hay muchas otras cuestiones que podrían suceder si permites que los participantes expresen sus propias observaciones.

5. Proceso de selección, elección del ganador y premios:

Procede solo o acompañado de una manera ecuánime. Tu actitud, como entrenador o facilitador del juego, en esta fase resulta muy importante en el proceso de aprendizaje de los participantes.

6. Proceso cognitivo, transfiere la experiencia del juego al conocimiento de los participantes y facilita que ellos transfieran ese nuevo conocimiento a sus actividades cotidianas:

Vuelve resaltar públicamente los criterios del Marco Teórico que están en la pizarra y provoca que la gente reflexione entre la experiencia realizada como un juego y lo que han consensuado previamente acerca de cuál son las bases mínimas para trazar e implementar un plan que tienen que realizar.

• ¿Han considerado los recursos tangibles e intangibles antes o durante la construcción? Es decir: ¿han planificado o han improvisado?

• ¿Han considerado cómo distribuir el tiempo considerado como un recurso (quizás el más importante)?

• ¿Se han preocupado por algún aspecto parcial de la estructura (altura, diseño original, estética o solidez), o han integrado tanto en el plan como en la propia realización de la estructura cada elemento y criterio como parte de un todo?

• ¿Han establecido un procedimiento de evaluación parcial y un procedimiento de evaluación final?

• ¿Se han planteado «jugar», «ganar el premio» o simplemente cumplir con el requisito para que el instructor no los “sancionara”?

• ¿Alguien hizo más que los demás para concluir la tarea? ¿Cómo fue el ambiente de trabajo y cuál fue el impacto de ese ambiente en el resultado?

• ¿Lo más importante fue el objetivo (ganar el premio), o lo más importante fue el proceso (planificar y construir con eficiencia y eficacia)?

• ¿Qué impacto puede tener obsesionarse por el resultado, corriendo el riesgo de perder la atención en el proceso o viceversa? ¿Qué impacto puede tener un «proceso cuidadoso» para lograr algo que se podría perder de vista?

• ¿Es posible que habiendo planificado procedimientos y etapas, sobre la marcha se abandonaron esos planes y se actuó o bien improvisando o bien creando un camino alternativo que se fue aprendiendo y aplicando a medida que se fue «aplicando y aprendiendo»? Es decir: ¿se consideró que quizás el plan era (literalmente) «una mierda» y hubo que proceder de una manera diferente?

• Vinculado con lo anterior: ¿se sabe que la planificación de un proceso y de un diseño, tienen que quedar abiertas alternativas “en caso de…” o “que pasa si,,,”?